Politica de confidențialitate

1. Introducere
Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care OVISIM IMPEX SRL (denumit în continuare „Vânzătorul”) prelucrează și protejează datele cu caracter personal în contextul utilizării platformei de comenzi online www.shop.ovisim.ro.

Vânzătorul respectă dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), ale Legii nr. 190/2018 și ale altor acte normative incidente.

2. Particularități ale sistemului utilizat
- Platforma este accesibilă exclusiv Administrațiilor Penitenciarelor, care plasează comenzi în numele persoanelor private de libertate.
- Persoanele private de libertate sunt identificate exclusiv prin coduri interne alocate de Penitenciar.
- OVISIM IMPEX SRL nu colectează și nu are acces la datele personale (nume, prenume, CNP, etc.) ale persoanelor private de libertate.
- Toate operațiunile de prelucrare a datelor personale sunt efectuate de către Administrația Penitenciarului, care acționează ca operator de date.

3. Tipurile de date prelucrate
- De către OVISIM IMPEX SRL (în calitate de furnizor de servicii comerciale):
   • Cod intern al Clientului (pseudonimizat, atribuit de Penitenciar);
   • Datele de contact ale Administrației Penitenciarului (adresă, telefon, e-mail);
   • Datele tranzacțiilor comerciale (produse comandate, cantități, valoare, facturi fiscale, bonuri fiscale, livrări).
- De către Administrația Penitenciarului (în calitate de operator de date personale):
   • Date de identificare ale persoanei private de libertate;
   • Cod intern și cont financiar din care se realizează plata comenzilor;
   • Documentele de retur, reclamații sau sesizări, emise în numele Clientului.

4. Scopurile prelucrării
Datele sunt prelucrate exclusiv în următoarele scopuri:
1. Furnizarea produselor comandate prin platformă;
2. Emiterea documentelor fiscale obligatorii (factură, bon fiscal);
3. Gestionarea procesului de livrare în incinta unității penitenciare;
4. Respectarea obligațiilor legale în materie fiscală, contabilă și comercială;
5. Gestionarea garanțiilor, retururilor și reclamațiilor.

5. Temeiul legal al prelucrării
- Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea unui contract;
- Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – respectarea unei obligații legale;
- Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim al Vânzătorului și al Penitenciarului în asigurarea unei bune funcționări a serviciului de livrare.

6. Drepturile persoanelor vizate
Persoanele private de libertate, prin intermediul Administrației Penitenciarului, au următoarele drepturi:
- dreptul de acces la datele proprii;
- dreptul la rectificare;
- dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat” – în măsura permisă de lege);
- dreptul la restricționarea prelucrării;
- dreptul la portabilitatea datelor;
- dreptul la opoziție;
- dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Toate cererile privind aceste drepturi se formulează exclusiv prin intermediul Administrației Penitenciarului.

7. Stocarea și securitatea datelor
- Datele comerciale și codurile interne sunt stocate pe servere securizate, în conformitate cu standardele ISO și GDPR.
- Accesul la date este restricționat strict personalului autorizat al Vânzătorului, pe baza principiului „need-to-know”.
- Perioada de stocare a documentelor este stabilită de legislația fiscală (de regulă, 10 ani pentru facturi și documente contabile).

8. Politica de Cookies
Platforma utilizează module cookies pentru:
- asigurarea funcționării tehnice a site-ului (cookies esențiale);
- îmbunătățirea experienței de navigare (cookies de sesiune).

Nu sunt folosite cookies pentru publicitate, remarketing sau profilare.

Utilizatorii platformei (personalul penitenciarelor) pot gestiona preferințele privind cookies din setările browserului. Dezactivarea cookies esențiale poate duce la funcționarea incorectă a platformei.

9. Contact
Pentru întrebări legate de Politica de Confidențialitate și Cookies, Administrația Penitenciarului sau autoritățile competente pot contacta Vânzătorul la:
- E-mail: office@ovisim.ro
- Adresă: Str. I.C. Brătianu Nr. 61, Botoșani